Executive Assistant (m/w/d)
Buro Happold
Executive Assistant (m/w/d) at Buro Happold is a full time role based in Berlin, State of Berlin, Germany. The listing states pay of €48k+. Listed skills: Engineering. It was published on 4 August 2026 and was open at last check.
| Role | Executive Assistant (m/w/d) |
|---|---|
| Company | Buro Happold |
| Location | Berlin, State of Berlin, Germany |
| Employment type | Full Time |
| Pay (as listed) | €48k+ |
| Skills listed | Engineering |
| Published | 4 August 2026 |
| Status | Open at last check |
Als Executive Assistant (m/w/d) entlastest du unsere Führungskräfte im Bereich Technische Gebäudeausrüstung in einem anspruchsvollen, international ausgerichteten Arbeitsumfeld. Die Rolle ist geprägt von hoher Dynamik, vielen Kundenterminen und komplexen Prioritäten - genau hier bringst du Struktur, Überblick und Verlässlichkeit hinein.
Du bist zentrale Anlaufstelle für Kommunikation, Termin- und Reiseplanung sowie die inhaltliche Vorbereitung geschäftsrelevanter Themen. Mit deinem Organisationstalent, deiner vorausschauenden Arbeitsweise und deinem klaren Blick fürs Wesentliche stellst du sicher, dass die täglichen Abläufe effizient und reibungslos funktionieren.
Aufgaben
Executive & Administrative Support
- Eigenständiges Management von Kalendern, Meetings, Prioritäten und Deadlines
- Organisation nationaler und internationaler Reisen sowie kurzfristiges Umdisponieren (inklusive Reisekostenabrechnung)
- Enge Zusammenarbeit mit dem Office Management Team bei Reise- und Terminabstimmungen
- Vorausschauendes Handeln und frühzeitiges Erkennen von Engpässen
- Unterstützung in parallel laufenden Initiativen
Kommunikation & Schnittstellenmanagement
- Selbstständiges Bearbeiten, Priorisieren und Strukturieren von E-Mails und Anfragen
- Zentrale Ansprechperson für interne Teams, Kund*innen und externe Partner
- Sicherstellen eines verlässlichen Informationsflusses über mehrere Standorte hinweg
Inhaltliche & organisatorische Unterstützung
- Erstellung, Überarbeitung und inhaltliche Vorbereitung von Präsentationen und Briefings
- Recherche, Aufbereitung und Zusammenstellung relevanter Informationen für Meetings
- Unterstützung bei projektbezogenen administrativen Aufgaben (z. B. Datenpflege in Deltek, SharePoint Strukturen, Vertragsmanagement)
Effizienz & Struktur
- Einführung und Optimierung effizienter Arbeitsabläufe
- Aktives Mitdenken und eigenständiges Setzen von Prioritäten
- Entlastung der Führungskräfte, indem du Entscheidungen vorbereitest und Prozesse steuerst
Qualifikation
Must-haves
- Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Partner Assistant oder in vergleichbarer Position
- Professionelles Auftreten, ausgeprägte Serviceorientierung und absolute Diskretion
- Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sehr gute Kenntnisse in PowerPoint, MS Teams, SharePoint und idealerweise Deltek
- Hohe Eigenständigkeit, strukturierte Arbeitsweise und Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
- Stressresistenz und ein souveräner Umgang mit gleichzeitig laufenden Themen
Soft Skills, die entscheidend sind
- Proaktivität
- Multitasking & Stressresistenz
- Struktur & Selbstständigkeit
- Kommunikationsstärke
Nice to have
- Erfahrung im technischen Umfeld (Ingenieurwesen, Architektur, Bauwesen)
- Routine in der Zusammenarbeit mit internationalen Stakeholdern
Benefits
Das erwartet Dich bei uns:
- eine einzigartige, interdisziplinäre Umgebung mit internationalen Großprojekten
- Zusammenarbeit mit unseren Niederlassungen rund um die Welt
- ein modernes Büro im Herzen Berlins mit professionellen, technisch hochwertig ausgestatteten Arbeitsplätzen
- hybrides Arbeiten vom Büro und aus dem Home-Office sowie Flexibilität unserer Positionen für Teilzeit und Vollzeit
- 30 Urlaubstage
- ein Jahresgehalt von 48.000€ bis 68.000€ - je nach Berufserfahrung und Qualifikation
- Sprachkurse für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
Das gibt’s obendrauf als Benefits:
- regelmäßige Teamevents, Sportangebote, Sommerfest, Weihnachtsfest sowie musikalische und kulturelle Events (Konzerte, Filmabende, Karaoke etc.)
- ein Mental-Wellbeing-Programm sowie ein individuelles Benefit-Programm mit den Schwerpunkten Sport, Mobilität und Altersvorsorge
- Angebot von Weiterbildungen und ein strukturierter Karrierepfad
- jährliche Entwicklungsgespräche, flache Hierarchien und kurze Kommunikationswege mit der Möglichkeit, neue Ideen einzubringen
- Mitgestaltung von Beginn der Karriere an (YEF- Young Employee Forum)
- Lunchroulette
Interested? Intrigued? Inspired? – Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!
Create your free OnJob profile to apply — we'll take you to Buro Happold's application after sign-up. · Posted 4 Aug 2026.
Executive Assistant (m/w/d) at Buro Happold — questions answered
What does the Executive Assistant (m/w/d) role at Buro Happold pay?
The Executive Assistant (m/w/d) at Buro Happold listing states pay of €48k+ for the Berlin, State of Berlin, Germany position. That figure is taken directly from the employer's own posting as published, not estimated or averaged from other roles.
Where is the Executive Assistant (m/w/d) role at Buro Happold based?
Buro Happold lists this Executive Assistant (m/w/d) role in Berlin, State of Berlin, Germany, advertised as full time work at that location. Larger employers sometimes cover several sites under one city name, so confirm the exact office with Buro Happold before you apply.
What skills does the Executive Assistant (m/w/d) role at Buro Happold require?
The Executive Assistant (m/w/d) at Buro Happold listing names Engineering. Those are the skills the employer put on the posting itself, so they are the ones worth matching in your profile and covering first in an interview.
Is the Executive Assistant (m/w/d) role at Buro Happold still open?
The Executive Assistant (m/w/d) posting at Buro Happold was open at OnJob's last check of the employer's careers page, having been published on 4 August 2026. OnJob re-checks source listings on each build and marks a role closed once it disappears, but listings can close without notice, so the employer's own page is the final word.
How do you apply for the Executive Assistant (m/w/d) role at Buro Happold?
Apply to the Executive Assistant (m/w/d) at Buro Happold role through OnJob with a free profile: OnJob scores your fit against the listing, shows the skills lowering that score, and submits an ATS-ready profile to Buro Happold's own application page. Creating a profile is free and needs no card.
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